How do you politely say in Polish that you do not understand something?

Say: Przepraszam, nie zrozumiałem. Może pan powtórzyć? A woman says: nie zrozumiałam. If it is about one word, ask: Co znaczy…?

Can I call my manager by their first name?

Only when the manager suggests it themselves or when everyone in the company uses first names. Otherwise say pan/pani or Panie Marku, Pani Anno.

How do I say in Polish that I will be late?

Say or write: Spóźnię się około piętnastu minut and briefly give a reason, e.g. autobus nie przyjechał. Warn before the start of the shift, not after it.

What is the difference between “zrozumiałem” and “rozumiem”?

Both phrases confirm an instruction. You say Rozumiem during the conversation, and zrozumiałem / zrozumiałam – when your superior has finished speaking and you confirm that you know what you have to do.

Polish phrases at work – a phrasebook for schedules, leave, sick days and pay

“Ty” or “pan/pani” – how to address people at work

To a superior, a client and people you do not know, say “pan” or “pani” – you switch to “ty” only when someone suggests it to you. Between colleagues in the same position “ty” is normal from the first day, and in many office and IT companies everyone uses first names.

The “ty” form and the polite form
To a colleague (“ty”)	To a superior (“pan/pani”)
Możesz mi pomóc?	Czy może mi pan pomóc?
Wiesz, gdzie jest…?	Czy wie pani, gdzie jest…?
Masz chwilę?	Czy ma pan chwilę?
Dzięki!	Dziękuję bardzo.

The “pan/pani” form uses the verb in the third person – just as in a sentence about someone: pan może, pani wie. When you address someone by first name with “pan/pani”, the name is in the vocative: Panie Tomaszu, Pani Ewo. You will find them useful in every industry for which we run Polish courses for work.

Greetings and goodbyes on shift

At the start and end of a shift a few fixed phrases are enough – the important thing is to say them to everyone, including people from other departments.

Greetings and goodbyes
Phrase	When to use it
Dzień dobry.	in the morning and during the day, to everyone
Dobry wieczór.	in the evening, e.g. on the second shift
Cześć! / Hej!	to colleagues you are on “ty” terms with
Do widzenia.	as a polite goodbye
Do jutra! / Do poniedziałku!	when you know when you will see each other again
Miłego weekendu!	on Friday after work
Na razie!	colloquial, to colleagues

When you do not understand

This is the most important group of phrases – it is better to ask twice than to do something wrong.

Asking for an explanation
Phrase	When to use it
Przepraszam, nie rozumiem.	when you understand nothing or almost nothing
Może pan powtórzyć?	a request to repeat
Proszę mówić wolniej.	when someone speaks too fast
Co to znaczy?	when you do not know one word
Jak to się mówi po polsku?	when you point at something and do not know the name
Może pan to napisać?	for names, numbers and addresses
Może mi pan pokazać?	when it is easier to understand from an example
Czy dobrze rozumiem, że…?	when you want to check that you have understood an instruction correctly

Instructions – how to confirm and ask follow-up questions

When you get an instruction, confirm it briefly – then your superior knows it has been received. Instructions usually take the form of the imperative – you can read how to recognise it in our guide to the imperative.

Reactions to instructions
Phrase	When to use it
Dobrze. / Jasne.	a short confirmation
Zrozumiałem. / Zrozumiałam.	man / woman – “I understand what I have to do”
Już robię. / Zaraz zrobię.	you are starting now / in a moment
Na kiedy to ma być gotowe?	a question about the deadline
Gdzie to położyć?	a question about the place
Co mam zrobić najpierw?	when you have several tasks at once
Skończyłem. Co dalej?	when the task is finished (a woman says: skończyłam)

Asking for help and reporting a problem

Report a problem straight away and say specifically what has happened – then you will get help faster.

Help and problems
Phrase	When to use it
Możesz mi pomóc?	a request to a colleague
Potrzebuję pomocy przy…	with the locative: przy rozładunku, przy maszynie
Kogo mam zapytać o…?	when you do not know who is responsible for a matter
Gdzie znajdę…?	a question about a place or a thing
…nie działa.	Drukarka nie działa. Skaner nie działa.
Coś jest nie tak z…	with the instrumental: z maszyną, z zamówieniem
Popełniłem błąd. / Pomyliłam się.	you honestly admit a mistake
Przepraszam, to moja wina.	an apology

Schedule and working time

You usually ask questions about the schedule to a superior, so use the “pan/pani” form.

Schedule
Phrase	When to use it
O której jutro zaczynam?	a question about the start time
Na którą zmianę jestem w przyszłym tygodniu?	a question about the schedule
Czy mogę zamienić się zmianą z kolegą?	when you want to work on a different day or at a different time
Czy mogę dziś wyjść wcześniej?	a request to leave early
Spóźnię się około piętnastu minut.	you warn that you will be late – preferably before the shift
Kiedy mam przerwę?	a question about your break
Mogę zostać po godzinach.	you agree to overtime

Leave, sickness and personal matters

Ask for leave in advance, and report sickness as soon as possible – usually by phone or with a message to your superior.

Leave and sickness
Phrase	When to use it
Chciałbym wziąć urlop od… do…	a request for leave (a woman says: chciałabym)
Czy mogę dostać wolne w piątek?	a request for one day off
Jestem chory, nie przyjdę dziś do pracy.	reporting sickness (a woman says: jestem chora)
Idę do lekarza. Dam znać, czy dostanę zwolnienie.	when you do not yet know how long the illness will last
Mam zwolnienie lekarskie do środy.	information on how long you are on sick leave (L4)
Muszę załatwić sprawę w urzędzie.	when you need time for an office – we practise official vocabulary in our Polish course for dealing with offices

Pay and documents

Ask about money and documents calmly and specifically – give the month, the number of hours or the name of the document.

Pay and documents
Phrase	When to use it
Kiedy jest wypłata?	a question about payday
Czy mogę dostać zaliczkę?	a request for part of your pay early
Moja wypłata się nie zgadza – brakuje mi ośmiu godzin.	you report a mistake in the calculation
Gdzie mam się podpisać?	with documents
Czy mogę dostać kopię umowy?	a request for a copy for yourself
Czy mogę to przeczytać w domu?	when you want to read a document in peace before signing it
Mam nowy numer konta. / Mam nowy adres.	you tell HR about a change of details

Safety

You need to know the safety phrases by heart so that you do not have to search for words in an emergency – repeat them aloud a few times.

Phrases in an emergency
Phrase	What it means
Uwaga!	a warning – stop and look around
Stop! / Stój!	stop immediately
Pomocy!	you are calling for help
Pali się! / Pożar!	there is a fire – you leave and warn others
Ktoś jest ranny!	someone has had an accident
Wezwij karetkę!	ask someone to call an ambulance
Gdzie jest apteczka?	you are looking for the first-aid kit

Chatting with colleagues over coffee

A short chat during a break is the simplest way to practise Polish every day – and to get to know your team better.

Casual conversation
Phrase	When to use it
Co słychać?	“how are you?” – colloquial
Idziesz na przerwę?	an invitation to take a break together
Jak minął weekend?	on Monday
Skąd jesteś?	a question about your country
Długo tu pracujesz?	a question about how long someone has been with the company
Ale dziś zimno! / Ale upał!	talking about the weather
Dzięki, nawzajem!	a reply to good wishes, e.g. “Miłego weekendu!”

Dialogues from work

The dialogues show how to combine phrases from different groups into one conversation. Read them aloud and put in your own days and times.

Pierwszy dzień (the first day)

– Dzień dobry, jestem nowy. Nazywam się Ahmed.
– Dzień dobry, jestem Marek, kierownik zmiany. Dziś będziesz pracował z Olą.
– Przepraszam, może pan powtórzyć? Z kim?
– Z Olą, to ta pani przy stole. Ona wszystko ci pokaże.
– Dobrze, dziękuję.

Prośba o wolne (asking for a day off)

– Panie Marku, czy ma pan chwilę?
– Tak, słucham.
– Czy mogę dostać wolne w piątek? Muszę załatwić sprawę w urzędzie.
– W piątek mamy dużo pracy. Możesz przyjść w sobotę zamiast piątku?
– Tak, mogę.

Telefon w sprawie choroby (a phone call about sickness)

– Dzień dobry, tu Ahmed. Jestem chory, mam gorączkę. Nie przyjdę dziś do pracy.
– Dobrze. Idziesz do lekarza?
– Tak, o dziesiątej. Dam znać, czy dostanę zwolnienie.
– W porządku. Wracaj do zdrowia!

In the trial lesson you will role-play a conversation with your manager with your teacher – about a day off, your schedule or a mistake in your pay – and learn how to sound polite but confident.

Polish phrases at work – check an instruction, call in sick, ask for time off